Dit Privacy beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Stichting Fietsmaatjes Montferland (hierna: ‘de Stichting’) verwerkt. Met deze privacyverklaring willen we u informeren over de wijze waarop de Stichting persoonsgegevens verwerkt van eenieder waarmee zij een relatie heeft.
In dit document, waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld.
Indien u uw persoonsgegevens aan de Stichting verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit Privacy beleid te verwerken. Dit privacy beleid houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Verantwoordelijke
Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is: Stichting Fietsmaatjes Montferland, Slagboom 59, 7041 ST ‘s-Heerenberg. Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacy beleid is het bestuur van de Stichting verantwoordelijk.
Als u vragen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring dan kunt u contact opnemen met ons door een e-mail te sturen naar info@fietsmaatjesmontferland.nl.
2. Verwerkers
Voor de uitvoering van haar werkzaamheden moet de Stichting soms gebruik maken van de diensten van derden. Dit doen wij alleen als dit strikt noodzakelijk is. Met hen hebben wij een verwerkersovereenkomst waarin is vastgelegd dat deze volgens onze standaarden met de gegevens omgaan.
3. Persoonsgegevens: welke, doel, en bewaartermijnen
Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Per relatietype verwerken wij daarom andere persoonsgegevens. De gegevens zijn in alle gevallen noodzakelijk om ons werk uit te voeren.
Persoonsgegevens worden nooit met derden gedeeld ten einde commerciële of andere doeleinden dan in dit privacy beleid beschreven.
3.1 Vrijwilligers
3.1.a De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van vrijwilligers:
- Naam (voornaam, achternaam);
- Adres;
- Telefoonnummer;
- Geboortedatum;
- Pasfoto;
- E-mailadres;
- Beschikbaarheid en eventuele voorkeur voor gasten.
3.1.b De Stichting verwerkt de in sub 3.1.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: communicatie tussen de Stichting en de vrijwilliger; het maken van rapportages om fietsgebruik in beeld te krijgen en hiermee de persoonlijke dienstverlening te verbeteren.
3.1.c Gegevens worden verstrekt door de vrijwilliger zelf via het inschrijfformulier en bij het intakegesprek.
3.1.d Gegevens worden opgeslagen:
- Op papier in een map alleen toegankelijk voor het secretariaat.
- Digitaal in het roosterprogramma SamenFietsen. Deze gegevens zijn toegankelijk voor de bestuursleden, coördinatoren en de betreffende vrijwilliger en kunnen ingezien en gewijzigd worden door de betreffende vrijwilliger.
- Op papier in de vorm van een vrijwilligerspas met naam en telefoonnummer.
3.1.e De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.1.a. beschreven gedurende de duur van waarin de vrijwilliger actief is voor de Stichting. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
3.2 Deelnemers.
3.2.a De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van deelnemers:
- Naam (voornaam, achternaam);
- Adres;
- Telefoonnummer;
- Geboortedatum;
- E-mailadres (eventueel van familielid of mantelzorger)
- Voorkeuren voor tijden en evt. voor vrijwilligers;
- Huisarts en telefoonnummer;
- Contactnaam en telefoonnummer in geval van calamiteiten;
- Informatie die belangrijk is voor de vrijwilliger in geval van calamiteiten. Denk aan fysieke en/of geestelijke beperkingen en eventuele medicijnen. Deze gegevens worden alleen handmatig op de gastenkaart genoteerd en niet opgeslagen in het bestand op de computer
- Bankgegevens.
3.2.b De Stichting verwerkt de in sub 3.2.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: communicatie tussen de Stichting en de gast; informeren vrijwilliger over de gast i.v.m. veiligheidsdoeleinden; het maken van rapportages om fietsgebruik in beeld te krijgen en hiermee de persoonlijke dienstverlening te verbeteren; het bijhouden van betalingen en het voeren van onze financiële administratie.
3.2.c Gegevens worden verstrekt door de gast zelf via het inschrijfformulier en bij het intakegesprek.
3.2.d Gegevens worden opgeslagen:
- Op papier in een map alleen toegankelijk voor het secretariaat; uitgezonderd bankgegevens.
- Op papier in de vorm van een gastenkaart die de vrijwilliger iedere rit mee dient te nemen; uitgezonderd bankgegevens. Deze gastenkaart is in het bezit van de gast.
3.2.e De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.2.a. beschreven gedurende de duur van waarin de gast deelnemer is van de Stichting. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd; uitgezonderd bankgegevens waarvan de Stichting wettelijk verplicht is deze te bewaren.
3.3 Teamleden
3.3.a Onder teamleden wordt verstaan: bestuur van de Stichting en alle vrijwilligers werkzaam voor de Stichting met een coördinerende taak (bv. coördinator deelnemers & vrijwilligers, en technisch fietsbeheerder).
3.3.b De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar teamleden: naam, adresgegevens, functie, telefoonnummer, en e-mailadres.
3.3.c De Stichting verwerkt de in sub 3.3.b genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: communicatie binnen de Stichting; communicatie buiten de Stichting, bijvoorbeeld door het plaatsen van namen & foto’s op de website of aan potentiële vrijwilligers zodat zij contact kunnen opnemen met het juiste teamlid.
3.3.d De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.3.a beschreven gedurende de duur tot maximaal een jaar na beëindiging van de relatie met het teamlid. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
3.4 Zakelijke partners
3.4.a De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar contactpersonen bij haar zakelijke partners: naam, telefoonnummer, en e-mailadres.
3.4.b De Stichting verwerkt de in sub 3.3.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: contacteren over zaken aangaande de samenwerking.
3.4.c De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.4.a beschreven gedurende de duur tot maximaal een jaar na beëindiging van de relatie met de zakelijke partner. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
3.5 Donateurs en sponsoren
3.5.a De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van donateurs en sponsoren: naam, adres, bankrekeningnummer, en e-mailadres. Als de werkzaamheden dit verlangen (bijvoorbeeld bij een belverzoek), verwerken wij aanvullend het telefoonnummer.
3.5.b De Stichting verwerkt de in sub 3.4.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: voor de verwerking van de donatie; informeren en contacteren over zaken aangaande de donatie; het voldoen van de wettelijke verplichtingen aangaande een financiële administratie.
3.5.c De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.4.a beschreven gedurende de duur van het donateurschap. Bij eenmalige donaties verwerkt de Stichting alleen de persoonsgegevens om de donatie mogelijk te maken. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd in zoverre zij niet nodig zijn om aan de wettelijke bewaarverplichting betreffende de financiële administratie te voldoen.
3.5.d Persoonsgegevens betreffende donaties worden alleen verwerkt door de medewerkers van de Stichting die dit nodig hebben voor de uitvoering van zijn/haar functie. Bijvoorbeeld, coördinatoren hebben geen toegang tot deze persoonsgegevens.
3.6 Contact via e-mail, telefoon of contactformulier
3.6.a De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van personen die contact met ons opnemen via de telefoon, e-mail of via het contactformulier op onze website: naam, woonplaats, en e-mailadres. Als de werkzaamheden dit verlangen (bijvoorbeeld bij een belverzoek), verwerken wij aanvullend telefoonnummer.
3.6.b De Stichting verwerkt de in sub 3.7.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het beantwoorden van de gestelde vragen dan wel de persoon – op diens verzoek – te informeren en contacteren over zaken aangaande de Stichting.
3.6.c De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.7.a. beschreven gedurende de duur van waarin de persoon geïnformeerd en gecontacteerd wil worden over de Stichting en/of haar activiteiten. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
4. Cookies & Websitestatistieken
Op onze website maken wij gebruik van drie type cookies: functionele, analytische en tracking cookies. Wij plaatsen niet meer cookies dan noodzakelijk.
4.1 Functionele cookies
De functionele cookies zijn nodig voor het goed functioneren van de website.
4.2 Analytische cookies
Wij gebruiken een statistiekenprogramma om te analyseren welke pagina’s het meest bezocht worden, hoe bezoekers op onze website zijn gekomen en welke zoektermen er gebruikt worden in onze zoekmachine. Deze gegevens verzamelen wij via analytische cookies. De gegevens worden geanonimiseerd opgeslagen en zijn dus niet naar een persoon of instantie te herleiden.
4.3 Tracking cookies
Wij volgen zelf niemand met tracking cookies. De enige tracking cookies op onze website worden geplaatst door derde partijen die wij nodig hebben om onze multimediabestanden af te spelen. Dit zijn YouTube voor de fietsmaatjes-film en Issuu voor het magazine. Op dit soort cookies geldt het privacy beleid van desbetreffende partij. U kunt zich desgewenst via deze partijen afmelden voor deze cookies.
5 Beeldmateriaal
5.1 Beeldmateriaal evenementen
Gedurende bijeenkomsten en andere evenementen van de Stichting kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door iemand van de Stichting. Deze foto’s en/of video’s kunnen op de website van de Stichting, met nieuwsinstanties, of op Sociale Media geplaatst worden. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op staat die uw privacy aantast, stuur dan een e-mail naar info@fietsmaatjesmontferland.nl onder vermelding van de referentie naar de foto/video. Wij zullen deze dan verwijderen van onze platforms.
De Stichting heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en door hen gedeeld worden. Indien u van mening bent dat de Stichting hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met ons via info@fietsmaatjesmontferland.nl. De Stichting zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen.
5.2 Overig beeldmateriaal
Het beeldmateriaal getoond op de website of in ander promotiemateriaal van de Stichting is geplaatst met expliciete toestemming van de betrokkenen. Toestemming kan op elk moment ingetrokken worden. Aansluitend zal het beeldmateriaal van de website en ander promotiemateriaal verwijderd worden.
6 Beveiligingsmaatregelen
Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft de Stichting passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van goede wachtwoorden. Onze website is beveiligd en we hebben een SSL-certificaat. Ook zorgen we ervoor dat de software die wij gebruiken up-to date is.
7 Data lek
In geval van een data lek wordt onmiddellijk actie ondernomen om het lek te dichten en wordt onderzocht hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. Tevens worden betreffende personen direct op de hoogte gesteld.
8 Privacy rechten
Als gebruiker heeft u verschillende rechten die wettelijk zijn vastgelegd:
- Recht op inzage: u kunt uw persoonsgegevens opvragen via ons algemeen e-mailadres.
- Recht op rectificatie en aanvulling: u kunt uw persoonsgegevens rectificeren of aanvullen via ons algemeen e-mailadres.
- Recht op dataportabiliteit: in bepaalde situaties kunt u ons vragen om de persoonsgegevens die we over u hebben door te sturen naar een derde partij.
- Recht op vergetelheid: u kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
- Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde situaties kunt u ons vragen op een beperkt gebruik van uw gegevens.
- Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking: wanneer we uw gegevens verwerken op grond van een algemeen of gerechtvaardigd belang kunt u hier bezwaar tegen maken.
- Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering: wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.
Mocht u een vraag hebben over een van bovenstaande privacy rechten dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@fietsmaatjesmontferland.nl. Wij zullen dan in ieder geval binnen de wettelijke termijn van 30 dagen antwoorden.
Mocht u vinden dat wij niet goed met uw persoonsgegevens omgaan en wij kunnen u hiermee niet helpen, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
9 Wijzigingen
De Stichting behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid. Indien het een belangrijke wijziging betreft die gevolgen heeft voor de wijze waarop de Stichting de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website.